CRM – expertens bästa råd om automatisering

22 april 2022

En av mäklarbranschens hetaste trender vad gäller affärsstödssystemen är automatisering. Många mäklarföretag, små som stora, ser potentialen i att minska administration, förbättra processer, och inte minst sticka ut med mer effektiv marknadsföring och en bättre kundresa. Vi frågade Lucas Martinsson, CSM på FasAd Mäklarsystem, om hans bästa råd kring hur man ska tänka när man bygger sina automatiseringsflöden.

”Det finns mycket att vinna på automatisering inom fler områden. Men kanske finns inte vinningen alltid precis där man först tror. Många kunder vi hjälper tänker sig från början väldigt komplexa flöden, och det kan vara jättebra. Men ju mer komplexa flöden du har desto mer kompetens och resurser behöver du för att underhålla och utveckla automatiken. I värsta fall kan man råka skapa en ”black box”. Alltså en automatik som gör ungefär rätt saker, men ingen som har riktigt koll på hur det är uppsatt eller fungerar. Då slutar det inte sällan med att automatiken stängs av till sist, för man upplever att man har tappat kontrollen.

Då är det bättre att sikta på enkla processer först och rikta in sig på de områden där förbättringar har som störst effekt. Ofta landar det i att man automatiserar delar av kommunikationen mot de hetaste kunderna – visningsbesökare, säljare, köpare budgivare osv. Många mäklarföretag märker till exempel vid en analys att det finns förbättringspotential vad gäller en så enkel sak som att kolla om alla visningsbesökare har något att sälja. Ett annat populärt område är kontakt med säljare och köpare över tid. Vad händer egentligen efter stängd affär? Ofta blir det väldigt tyst. Då kan man lägga upp en enkel automatik kring det.

Enkla processer inom områden som dessa har ett antal fördelar:

Användaren förstår hur automatiken fungerar och den känns förutsägbar – då litar man på den och vågar använda den
De är avgränsade och därmed lätta att anpassa, justera eller förbättra
De kräver ingen specialistkompetens för att underhålla
Man märker tidigt positiva resultat av automatiseringen, vilket inspirerar till fortsatt förbättringsarbete!

Slutligen mitt bästa råd: komplexitet är ofta automatiseringens största fiende. Hamnar du i ett läge där regeln för din process måste blir mer komplex än att du kan formulera den i en till två meningar så kanske du ska överväga om just denna process är lämplig att försöka automatisera. Kanske går den bryta ned i mindre delar? Kanske en regel som gör fel i vissa sällan förekommande undantag är acceptabel? Hellre många enkla regler än en komplex!

Lycka till!
Har du några frågor? Kontakta gärna Lucas på 013-374770 så svarar han mer än gärna.